Quizás la principal variable para realizar la Gestión de Ingresos de un hotel (actividad conocida con el anglicismo técnico de "Revenue Managament") es la tasa de ocupación hotelera (TOH). Se define como el porcentaje dado por la división entre la cantidad de habitaciones vendidas y la cantidad de habitaciones disponibles, en un marco de tiempo específico, el cual puede ser diario, mensual, anual o cualquier rango de fechas que tenga una connotación relevante, por ejemplo: una temporada alta de fin de año.
Esta condición (de ser una variable en el contexto del tiempo), le da la característica para constituir series de datos basados en una unidad mínima: el día (o noche hotelera, que es el servicio principal de un hotel).
FECHA | TOH ---------------------- 01/01/2021 | 87% 02/01/2021 | 85% . . . 17/05/2021 | 12%
Pasado, presente y futuro
La serie de tiempo muestra como ha sido la ocupación del hotel en el pasado, construye una historia de la vida del hotel mes a mes durante cada año, dándonos un idea de cual podría llegar a ser el comportamiento futuro para esa misma época. En el presente, conforme van ingresando las reservas de los huéspedes, que llegarán dentro de unos días, semanas o meses, podemos ir viendo como el hotel se va llenando hacia futuro, es decir, tenemos una TOH que nos muestra con mayor realidad, como va a ser ese futuro comparado con el pasado histórico, marcando la pauta sobre que decisiones tomar oportunamente respecto a precio y promociones. Si existe una baja ocupación es momento de lanzar promociones; por el contrario, si hay una ocupación superior a los esperado, es momento de subir los precios.
"Snapshots": medir resultados
Un "snapshot" es como tomar una foto en el presente sobre el estado de la ocupación en el futuro, de esta forma podremos evaluar cuanto ha sido la ganancia (o pérdida) en ocupación, como resultado de las decisiones tomadas o debido a meras fluctuaciones del mercado. Por ejemplo: el 17 de febrero de 2021 se tomaron un conjunto de decisiones sobre tarifas y promociones en los distintos canales de venta que maneja el hotel, al finalizar, se toma un "snapshot". Un mes después se vuelve a tomar un "snapshot", así podemos comparar que cambios en la ocupación han ocurrido a lo largo de un año (o el periodo observado). En la gráfica de arriba la línea azul muestra el "snapshot" del presente comparado con la línea gris del "snapshot" del pasado, nos muestra que el hotel paso de una ocupación de cerca el 0% a una del 60% en la última semana de febrero.
Versatilidad
Una serie de tiempo brinda versatilidad, ya que se convierte en un instrumento plástico, maleable, con el cual dar distintas miradas a la ocupación en el tiempo, por ejemplo: conocer como es la ocupación por días de la semana, promedios por todo el año, trimestres, meses o semanas. Una gráfica de ocupación diaria es confusa, ya que muestra una gran volatilidad, muchos datos arriba y abajo, parece como rayones de niños en vez de una visualización que aporte valor al negocio, la serie de tiempo permite reorganizar los datos de forma que sea fácilmente compresibles y apoyen la toma de decisiones.
¿Cómo crear las series de tiempo?
La forma más practica de elaborarlas es apoyarse en el uso de tecnología, tal como los software hoteleros llamados "PMS" (sigla de la frase en inglés "Property Management System", que traduce "Sistema de Gestión de la Propiedad"). Este tipo de software, donde confluyen todas las reservas que vienen desde los diversos canales de venta, ofrecen la posibilidad de generar estadísticas y exportar los datos, sea por medio de archivos planos o mediante ventanas de consulta en línea a través de la Internet. Estas últimas son la más práctica y sistematizables, ya que dan vía a la automatización, consumiendo datos desde las famosas API (Application Programming Interface), con lo cual es factible desarrollar software que se ajuste a los requerimientos y visiones de cada organización.
